ขั้นที่ 38 Change Management

Change Management

           การเปลี่ยนแปลงการบริหาร (Management Change) คือ วิวัฒนาการของแนวคิดทางการบริหารตามภาวการณ์ต่างๆอาทิ การบริหารแนววิทยาศาสตร์ มนุษยสัมพันธ์ เชิงระบบและตามสถานการณ์ ภาวการณ์ซึ่งเปลี่ยนแปลงไปตามบริบท(Context)ของสังคมทั้งด้านเศรษฐกิจ การเมือง สังคม สิ่งแวดล้อม และเทคโนโลยี ฯลฯ เป็นการเปลี่ยนแปลงซึ่งต้องบริหารแบบรู้เท่าทัน ทันการณ์ มีวิสัยทัศน์ โดยใช้พื้นฐานความรู้เดิมเป็นตัวตั้ง แล้วนำมาวิเคราะห์เรียบเรียง เพื่อศึกษาและทำความเข้าใจ แล้วจัดการกำจัดจุดอ่อน และเพิ่มจุดแข็ง ให้เกิดประโยชน์สูงสุดด้วย “การบริหารการเปลี่ยนแปลง” (Change Management)

ในการบริหารการเปลี่ยนแปลง ต้องมีการพัฒนาองค์กร ซึ่งมีรูปแบบวิธีการที่ดีอย่างน้อย 3 รูปแบบ ดังนี้

1. รูปแบบ 3 ขั้นตอน ตามแนวคิดของ Kurt Lewin ประกอบด้วย การคลายตัว (unfreezing) เนื่องจากเกิดปัญหาจึงต้องเปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลง (changing) คือ การเปลี่ยนจากพฤติกรรมเก่า ไปสู่พฤติกรรมใหม่ และการกลับคงตัวอย่างเดิม (refreezing)เพื่อหล่อหลอมพฤติกรรมใหม่ให้มั่นคงถาวร

2. รูปแบบ 2 ปัจจัย ตามแนวคิดของ Larry Greiner ที่เห็นว่าการเปลี่ยนแปลงเกิดจากแรงบีบภายนอก กับการกระตุ้นผลักดันภายใน เนื่องจากการเปลี่ยนแปลงมีอยู่ตลอดเวลา ปัจจัยทั้งสองเกิดขึ้นตลอดเวลา จึงต้องดำเนินการเปลี่ยนแปลงโดย ศึกษาการเปลี่ยนแปลง ค้นหาวิธีการที่ดีกว่า ทดลองวิธีใหม่ หล่อหลอมข้อดีเข้าด้วยกัน เพื่อบริหารการเปลี่ยนแปลงอย่างมีประสิทธิภาพ

3. รูปแบบผลกระทบของปัจจัย ตามแนวคิดของ Harold J. Leavitt ที่เชื่อว่าการเปลี่ยนแปลงเกิดจากผลกระทบที่เกิดขึ้นตลอดเวลาของ งาน โครงสร้าง เทคนิควิทยาการ และคน ทั้ง 4 ประการนี้เมื่อมีการเปลี่ยนแปลงก็จะส่งผลกระทบเกี่ยวพันกัน และการเปลี่ยนแปลงบางเรื่องอยู่เหนือการควบคุม ดังนั้นผู้บริหารจึงต้องสนใจสิ่งที่เปลี่ยนแปลง สิ่งที่จะเปลี่ยนแปลง และผลกระทบที่เกิด หรือจะเกิดจากการเปลี่ยนแปลงของแต่ละปัจจัย

กระบวนการเปลี่ยนแปลง 7 ขั้น

การเปลี่ยนแปลงส่วนใหญ่สร้างความตึงเครียด ความสับสน ความขัดแย้ง และอาจส่งผลต่อการลดประสิทธิภาพของงานลงได้ กระบวนการเปลี่ยนแปลงจึงมีความสำคัญต่อผลของการเปลี่ยนแปลง ผู้บริหารจึงควรเลือกใช้ หรือประยุกต์ใช้รูปแบบใดรูปแบบหนึ่งข้างต้น และอาจใช้ความคิดความเข้าใจเชิงระบบ (Systems Thinking) มากำหนดเป็นขั้นตอน ดังนี้

1. เข้าใจถึงสาเหตุที่ต้องเปลี่ยนแปลง คือ ต้องหาคำตอบให้ได้ว่า “ทำไมถึงต้องเปลี่ยนแปลง”

2. กำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน ว่า “จะทำการเปลี่ยนแปลงเพื่ออะไร”

3. สร้างและกำหนดทางเลือก คือ “การคิดหาวิธีหรือหนทางไปสู่เป้าหมาย”

4. วางแผน ไม่ว่าการเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นจริงหรือไม่ ต้องมีการวางแผนโดยวิเคราะห์ผลดี ผลเสีย และผลกระทบอันเกิดจากการเปลี่ยนแปลง

5. ปฏิบัติการตามแผน เพื่อไม่ให้เป้าหมายเบี่ยงเบน โดยติดตามผลอย่างสม่ำเสมอ สื่อสารความคืบหน้า และปรับเปลี่ยนเป้าหมายและแผนตามสภาพความเป็นจริง

6. เสริมแรงให้กับความเปลี่ยนแปลง แม้การเปลี่ยนแปลงจะเกิดขึ้นได้ แต่ก็ยังไม่สามารถสรุปได้ว่าจะประสบความสำเร็จในการเปลี่ยนแปลง จึงต้องเสริมแรงให้กับสิ่งใหม่ๆ เพื่อความคุ้นเคยและเคยชิน

7. ประเมินผล คือการนำสิ่งต่างๆ ที่เกิดขึ้นจริงมาเปรียบเทียบกับแผนปฏิบัติการ และนำไปปรับปรุงเพื่อเปลี่ยนแปลง

การเปลี่ยนแปลงมีอยู่นิรันดร์ ดังนั้นในการบริหาร อาจนำ PDCA ของวงจร เดมมิ่ง (Demming Cycle) มาใช้กับการบริหารการเปลี่ยนแปลง และแม้จะทำทุกขั้นตอนเพื่อบริหารการเปลี่ยนแปลง แต่ไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดที่ประสบผลสำเร็จราบรื่น การเปลี่ยนแปลงทุกครั้งจะมีอุปสรรค และมีผู้ต่อต้านเสมอ ไม่ว่ามากหรือน้อย

การเปลี่ยนแปลงกับความขัดแย้ง จึงเสมือนเหรียญอันเดียวกัน แต่อยู่คนละด้าน ตัวอย่างที่เห็นอยู่ คือ การเปลี่ยนแปลงจากมหาวิทยาลัยที่เป็นส่วนราชการ ไปเป็นมหาวิทยาลัยในกำกับของรัฐ